Grant manažment
Informačný systém Grant manažment je portál na elektronické podávanie žiadostí o dotácie na podporu projektov v rámci činností zameraných na dosahovanie cieľov organizácii v pôsobnosti štátu na celoštátnej, regionálnej alebo miestnej úrovni s dôrazom na zabezpečenie jednotného spôsobu zverejňovania, evidencie, vyhodnocovania a spracovávania žiadostí o granty. Samotná aplikácia podporuje kompletnú elektronizáciu životného cyklu žiadosti od jej podania, cez kontroly, transparentné hodnotenie a vybavenie, až po čerpanie schválenej dotácie. Zároveň poskytuje ucelený prehľad a históriu celej komunikácie so žiadateľom na jednom mieste. Jeho hlavným cieľom je zjednodušiť vybavenie agendy žiadateľov s využitím elektronickej formy komunikácie medzi poskytovateľom dotácií a žiadateľmi o dotácie.
Grant manažment
- Poskytuje komplexný prehľad všetkých žiadostí, vrátane informácii ako:
- Aká žiadosť bola zaevidovaná
- Kto žiadosť vytvoril a komu bola postúpená na riešenia
- Termíny a časové odozvy práce s podaniami/ žiadosťami
- Sledovanie histórie a zmien podania/ žiadosti
- Vyhľadávanie na základe kľúčových parametrov
- Kategorizácia/ filtrácia podaní/ žiadostí
- Webová aplikácia prístupná z akéhokoľvek miesta a zariadenia
- Responzívny dizajn
- Centralizácia podaní a žiadostí na jednom spoločnom mieste
- Elektronizácia – náhrada papierovej formy, zabezpečenie elektronizácie celého životného cyklu- prijímania, hodnotenia, spracovania žiadostí až po uzavretie dotačnej zmluvy
- Notifikácie – zasielanie automatickej notifikácie pri vybratých zmenách podania/ žiadosti
- Automatizovaná tvorba dokumentov
- Využívanie šablón dokumentov, do ktorých sa dynamicky doťahujú vybraté informácie špecifické pre daný dokument
- Prispieva k transparentnému vybavovaniu žiadostí o dotácie a audituje všetky zmeny stavov žiadosti v procese jej vybavenia
Základné časti systému
Systém pracuje s dvoma portálmi, front office a back office. Každý z portálov má svoje špecifické charakteristiky:
- Front office – portálová časť pre žiadateľov o dotácie, ktorá poskytuje najmä funkcionalitu pre:
- Vytvorenie novej žiadosti
- Žiadateľ má možnosť vybrať si, na ktorú výzvu sa chce prihlásiť. Po vytvorení novej žiadosti sa žiadosť uloží medzi Moje žiadosti.
- Moje žiadosti
- Obsahuje všetky žiadosti, ktoré boli vytvorené žiadateľom. Žiadosť môže jednoducho editovať a po vyplnení formulára, priložení potrebných príloh ju elektronicky odošle. Neskôr má možnosť sledovať jej stav a dopĺňať ju na základe výzvy od poskytovateľa dotácie.
- Back office- portálová časť pre interné spracovanie žiadosti o dotáciu, ktorá umožňuje:
- prácu spracovateľov na strane poskytovateľa dotácie. Úlohy sú rozdelené do viacerých oblastí a medzi rôzne role. Vo všeobecnosti ich je možné rozdeliť na tieto časti:
- Párovanie žiadostí podaných elektronicky cez portál Grant so žiadosťami doručenými oficiálnym kanálom (papierová pošta, doručená pošta prostredníctvom ÚPVS)
- Umožňuje elektronickú komunikáciu k danej žiadosti medzi poskytovateľom dotácie a jej žiadateľom
- Formálna kontrola správnosti údajov v žiadostiach
- Hodnotenie žiadostí – pridávanie číselného a aj slovného hodnotenia danej žiadosti. Na základe získanej výšky skóre (z hodnotenia) rozhoduje rada poskytovateľa o pridelení, resp. nepridelení dotácie.
- Rada poskytovateľa dotácii – rozhodnutie rady poskytovateľa o tom, komu pridelí dotácie.
- Doloženie dokladov k dotačnej zmluve – poskytovateľ vyzýva úspešných žiadateľov na doloženie dokladov k vytvoreniu zmluvy
- Kontrola dokladov k vytvoreniu zmluvy
- Vytvorenie zmluvy medzi žiadateľom a poskytovateľom dotácie
- Čerpanie dotácií – import a kontrola dokladov k čerpaniu, na základe ktorých je vyplácaná dotácia na účet žiadateľa
- DMS
- Slúži na uloženie elektronických (sken) dokumentov nahratých so IS Grant žiadateľom/ poskytovateľom, zobrazenie obsahu úložiska a verzionovanie dokumentov
- Správa používateľov, rolí
- Umožňuje vytváranie a editovanie používateľov, ktorí vstupujú do procesu spracovania žiadostí o dotácie. Táto funkcionalita je prístupná pre administrátora celého systému.
- Správa činností
- Konzola, ktorá je prístupná pre administrátora a aplikačného správcu aplikácie. Slúži na definovanie a editovanie výziev, ktoré predkladá poskytovateľ dotácii. Každá činnosť obsahuje balíky formulárov, ktoré sú potrebné v procese žiadosti o dotácie a taktiež základné údaje o danej výzve.
- Administrátorská konzola
- Zahŕňa vytváranie a editovanie používateľov (žiadatelia, role na strane poskytovateľa dotácii)
- Poskytuje nástroje na vytváranie a editovanie šablón pre e-maily (mailové notifikácie zasielané systémom)
- Umožňuje zmeny a obnovy hesiel používateľských účtov.