Grant manažment

Grant manažment

• Poskytuje komplexný prehľad všetkých žiadostí, vrátane informácii ako:
  • Aká žiadosť bola zaevidovaná
  • Kto žiadosť vytvoril a komu bola postúpená na riešenia
  • Termíny a časové odozvy práce s podaniami/ žiadosťami
  • Sledovanie histórie a zmien podania/ žiadosti
  • Vyhľadávanie na základe kľúčových parametrov
  • Kategorizácia/ filtrácia podaní/ žiadostí
• Webová aplikácia prístupná z akéhokoľvek miesta a zariadenia
  • Responzívny dizajn
• Centralizácia podaní a žiadostí na jednom spoločnom mieste
• Elektronizácia – náhrada papierovej formy, zabezpečenie elektronizácie celého životného cyklu- prijímania, hodnotenia, spracovania žiadostí až po uzavretie dotačnej zmluvy
• Notifikácie – zasielanie automatickej notifikácie pri vybratých zmenách podania/ žiadosti
• Automatizovaná tvorba dokumentov
• Využívanie šablón dokumentov, do ktorých sa dynamicky doťahujú vybraté informácie špecifické pre daný dokument
• Prispieva k transparentnému vybavovaniu žiadostí o dotácie a audituje všetky zmeny stavov žiadosti v procese jej vybavenia

Základné časti systému

Systém pracuje s dvoma portálmi, front office a back office. Každý z portálov má svoje špecifické charakteristiky:

• Front office – portálová časť pre žiadateľov o dotácie, ktorá poskytuje najmä funkcionalitu pre:
  • Vytvorenie novej žiadosti
  • Žiadateľ má možnosť vybrať si, na ktorú výzvu sa chce prihlásiť. Po vytvorení novej žiadosti sa žiadosť uloží medzi Moje žiadosti.
  • Moje žiadosti
  • Obsahuje všetky žiadosti, ktoré boli vytvorené žiadateľom. Žiadosť môže jednoducho editovať a po vyplnení formulára, priložení potrebných príloh ju elektronicky odošle. Neskôr má možnosť sledovať jej stav a dopĺňať ju na základe výzvy od poskytovateľa dotácie.
• Back office- portálová časť pre interné spracovanie žiadosti o dotáciu, ktorá umožňuje:
  • prácu spracovateľov na strane poskytovateľa dotácie. Úlohy sú rozdelené do viacerých oblastí a medzi rôzne role. Vo všeobecnosti ich je možné rozdeliť na tieto časti:
  • Párovanie žiadostí podaných elektronicky cez portál Grant so žiadosťami doručenými oficiálnym kanálom (papierová pošta, doručená pošta prostredníctvom ÚPVS)
  • Umožňuje elektronickú komunikáciu k danej žiadosti medzi poskytovateľom dotácie a jej žiadateľom
  • Formálna kontrola správnosti údajov v žiadostiach
  • Hodnotenie žiadostí – pridávanie číselného a aj slovného hodnotenia danej žiadosti. Na základe získanej výšky skóre (z hodnotenia) rozhoduje rada poskytovateľa o pridelení, resp. nepridelení dotácie.
  • Rada poskytovateľa dotácii – rozhodnutie rady poskytovateľa o tom, komu pridelí dotácie.
  • Doloženie dokladov k dotačnej zmluve – poskytovateľ vyzýva úspešných žiadateľov na doloženie dokladov k vytvoreniu zmluvy
  • Kontrola dokladov k vytvoreniu zmluvy
  • Vytvorenie zmluvy medzi žiadateľom a poskytovateľom dotácie
  • Čerpanie dotácií – import a kontrola dokladov k čerpaniu, na základe ktorých je vyplácaná dotácia na účet žiadateľa
• DMS
  • Slúži na uloženie elektronických (sken) dokumentov nahratých so IS Grant žiadateľom/ poskytovateľom, zobrazenie obsahu úložiska a verzionovanie dokumentov
• Správa používateľov, rolí
  • Umožňuje vytváranie a editovanie používateľov, ktorí vstupujú do procesu spracovania žiadostí o dotácie. Táto funkcionalita je prístupná pre administrátora celého systému.
• Správa činností
  • Konzola, ktorá je prístupná pre administrátora a aplikačného správcu aplikácie. Slúži na definovanie a editovanie výziev, ktoré predkladá poskytovateľ dotácii. Každá činnosť obsahuje balíky formulárov, ktoré sú potrebné v procese žiadosti o dotácie a taktiež základné údaje o danej výzve.
• Administrátorská konzola
  • Zahŕňa vytváranie a editovanie používateľov (žiadatelia, role na strane poskytovateľa dotácii)
  • Poskytuje nástroje na vytváranie a editovanie šablón pre e-maily (mailové notifikácie zasielané systémom)
  • Umožňuje zmeny a obnovy hesiel používateľských účtov.