Active registratúra

Active registratúra

Systém automatizovanej správy registratúry ActiveRegistratúra spĺňa všetky požiadavky súvisiace s dodržiavaním platných právnych predpisov v oblasti správy registratúry Slovenskej republiky.

Komplexne rieši procesy definované v platných legislatívnych normách, zabezpečuje spravovanie a riadenie dokumentov počas celého ich životného cyklu vrátane archivovania.

Riešenie automatizovanej správy registratúry je v súlade s nasledovnou legislatívou:

• Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
• Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
• Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
• Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z .z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.
• Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

Zámer riešenia

Základným zámerom využívania automatizovaného systému na správu registratúry je potreba vybudovať informačný systém, ktorý proces správy registratúry zefektívni, zníži chybovosť pri spracovávaní registratúrnych záznamov, v plnom rozsahu umožní elektronické úradovanie a zjednoduší ďalšiu manipuláciu a vyťažovanie získaných metadát

Základná filozofia riešenia

Automatizovaný systém na správu registratúry:

• umožňuje vykonávať správu registratúry v súlade s platnou legislatívou
• zavádza centralizáciu správy registratúry
• znižuje administratívnu náročnosť správy registratúry odbúraním manuálneho spôsobu vedenia registratúry
• zabezpečuje presné vykonávanie činností predpísaných zákonom s dôrazom na dodržiavanie termínov ich plnenia
• poskytuje komplexný prehľad o procesoch vybavovania dokumentov, sledovanie stavu vybavenia a schvaľovacích procesoch
• umožňuje rýchle a sofistikované vyhľadávanie v evidovaných záznamoch a dokumentoch
• zabezpečuje jednotnú formálnu úpravu registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie (využívanie šablón, číselníkov a pod.)
• využívaním metadát znižuje chybovosť pri vypĺňaní formulárov
• poskytuje plnohodnotnú integráciu na Ústredný portál verejnej správy
• umožňuje integráciu na Slovenskú poštu s možnosťou používania elektronického podacieho hárku (EPH)
• poskytuje možnosť využitia skenovacieho modulu – ukladanie dokumentov k registratúrnym záznamom
• zabezpečuje efektívne využitie výpočtovej techniky na skvalitnenie a sprehľadnenie správy registratúry
• ponúka možnosť dlhodobého uchovávania registratúrnych záznamov
• umožňuje odbúravanie papierovej formy úradovania a prechod na úplné elektronické úradovanie v súlade so zákonom o e-Governmente

Základný bezpečnostný rámec

• Systém umožňuje definovať prístupové práva k jednotlivým objektom (záznamom a spisom) pre určené skupiny užívateľov systému, ako aj pre jednotlivých užívateľov systému v závislosti od ich zaradenia na pracovnú pozíciu.
• Systém umožňuje nastavenie bezpečnostných kategórií jednotlivým registratúrnym značkám, čím tiež zabezpečuje špecifický režim pristupovania k záznamom v spisoch pod danou značkou, aj keď ide o spis v bežnej agende (bez špeciálneho obmedzenia z bezpečnostného hľadiska).
• Systém umožňuje použitie kvalifikovaného elektronického podpisu vo forme kvalifikovanej elektronickej pečate alebo mandátneho certifikátu podľa typu autorizovaného dokumentu.

Ďalšie výhody systému automatizovanej správy registratúry ActiveRegistratúra

• ActiveRegistatúra ako produkt je plne konfigurovateľný samotným klientom (pôvodcom registratúry), prípadne za pomoci konzultanta.
• Všetky nastavenia, číselníky, šablóny, dokumenty, príp. iné nastavenia sú konfigurovateľné cez grafické prostredie a nie je potrebné realizovať a nasadzovať špecifickú verziu registratúry.
• Príjemné používateľské prostredie, responzibilita, intuitívne ovládanie.
• Vývoj je realizovaný produktovo a nové funkčnosti sú dostupné novou verziou systému automaticky.
• Produkt je prepojený a plne integrovaný s inými systémami obojsmerne, čím sa deklaruje jeho integrovateľnosť a flexibilita.
• Webová aplikácia umožňujúca pristupovanie z akéhokoľvek počítača.
• Systém ActiveRegistratúra môže byť dodávaný ako služba, ktorá je dostupná cez webové rozhranie a prevádzkovaná v tzv. cloude, alebo môže byť implementovaná v prostredí klienta na HW a SW spoločnosti.

Prevádzka systému ActiveRegistratúra v cloude:

• Implementácia a prvotné nastavenie systému už do niekoľkých týždňov.
• Aktualizácie systému v súlade s platnou legislatívou.
• Údržba prostredia a používateľských prístupov.
• Úvodné zaškolenie používateľov pred spustením systému do prevádzky.